Verzamelen en rangschikken
Verzamelen en rangschikken
Doelstelling dataroom
Er wordt bij een overname gebruik gemaakt van een dataroom om daar informatie beschikbaar te stellen voor de koper om due diligence te doen. Het verzamelen en rangschikken van de informatie is nauwkeurig werk dat SMART Transactions u uit handen kan nemen.
Lessen uit het verleden
Vroeger bestond de dataroom uit een fysieke kamer met kasten vol met ordners met documenten van de onderneming die nauwkeurig waren verzameld, gekopieerd en gerangschikt. Dit proces was arbeidsintensief en het vereiste veel kennis van de onderneming om de juiste documenten op te vragen en deze op een logische manier beschikbaar te stellen. Dit verliep dan ook vaak via een dataroom administrator die speciaal daarvoor werd ingehuurd en veel ervaring had met het inrichten van een dataroom. Vooraf aan het toevoegen van het document werd er door de dataroom administrator kritisch gekeken of het document voldeed aan de daaraan gestelde eisen.
Moderne datarooms
Tegenwoordig zijn er aanbieders van extra beveiligde ruimtes in de cloud (elektronische datarooms) die de functie van de orders uit het verleden overnemen. Vaak zijn deze ruimtes 7 dagen per week gedurende 24 uur per dag open. De toegankelijkheid is erg vergroot. Veel ondernemingen hebben alle informatie al digitaal opgeslagen. Het is dan voor het bedrijf makkelijk om informatie aan de dataroom toe te voegen. Net als het kopiëren van een document van het ene naar het andere bestand op een pc kunnen nu documenten in de dataroom worden geüpload.
Dit proces dient nauwkeurig te gebeuren. Er dient niet te weinig informatie te worden verschaft want dit zorgt voor aanvullende vragen. Er dient niet te veel informatie te worden verschaft want dan zal de koper afhaken, omdat het te veel moeite kost om een overzicht te krijgen.
Welke eisen worden er gesteld aan een document in een dataroom
Er dient een duidelijke inhoudsopgave te zijn van de dataroom met daarin een specificatie van alle documenten. De documenten dienen per onderwerp te worden gerangschikt. Dus bijvoorbeeld juridische, financiële en fiscale documenten apart.
Uit de duidelijke omschrijving moet de inhoud van het document kunnen worden afgeleid.
Financiële documenten zoals activaregisters, debiteuren- en crediteurenlijsten, voorraadlijsten, specificaties van omzet en kosten, saldibalansen en overige specificaties dienen aan te sluiten op de laatste jaarrekening of een ander officieel vastgesteld document (managementrapportage) en verschillen moeten worden verklaard.
De juridische documenten zoals contracten, overeenkomsten, statuten, aandeelhoudersregisters, eigendomsbewijzen, arbeidscontracten, et cetera dienen ondertekend te zijn en deze moeten geactualiseerd zijn volgens de laatste wettelijke en contractuele veranderingen.
De meeste documenten die in een dataroom zijn opgenomen betreffen elektronische documenten. Om te voorkomen dat (adviseurs van) de koper pdf’s moeten overtypen is het verstandig om Excel-documenten op te nemen.
Ondersteuning SMART Transactions
- Raamafspraken met internationale aanbieders van datarooms en dus gunstige tarieven.
- Opzetten van een logische structuur van de dataroom en vaststellen welke documenten nodig zijn voor de dataroom.
- Beheer van dataroom (toegang geven, aanpassen, inhoudsopgave) in eigen hand.
- Opvragen, bewaken van de ontvangst, het verzamelen en rangschikken van de documenten die van belang zijn voor de dataroom.
Meer weten?
Wilt u meer weten over onze dienstverlening bij het inrichten van een dataroom?
Neem dan een vrijblijvend CONTACT op met ons.