Verzamelen van persoonsgegevens

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van onze leveranciers (inclusief onderaannemers en personen die banden hebben met onze leveranciers en onderaannemers) om de relatie, het contract, de diensten van onze leveranciers te organiseren en, waar relevant, professionele diensten aan onze klanten te leveren. De persoonsgegevens zijn over het algemeen visitekaartggegevens en omvatten naam, werkgever naam, telefoon, e-mail en andere zakelijke contactgegevens en de communicatie met ons.

Gebruik van persoonsgegevens

We gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Om diensten te ontvangen
Wij verwerken persoonsgegevens met betrekking tot onze leveranciers en hun personeel indien nodig om de services te ontvangen. Wanneer een leverancier ons bijvoorbeeld voorziet in faciliteitenbeheer of andere uitbestede diensten, zullen we persoonsgegevens verwerken van die personen die diensten aan ons leveren. De wettelijke grondslag voor het verzamelen van deze gegevens is het gerechtvaardigd belang. De verwerking van persoonsgegevens door ons is noodzakelijk om de diensten te ontvangen.

Professionele diensten aanbieden aan klanten
Wanneer een leverancier ons helpt om professionele diensten aan onze klanten te leveren, verwerken we persoonsgegevens over de personen die betrokken zijn bij het verlenen van de diensten om onze relatie met de leverancier en de relevante personen te beheren en om onze diensten aan onze klanten te bieden (bijvoorbeeld, waar onze leverancier mensen levert om met ons samen te werken als onderdeel van een SMART Transactions-team dat professionele diensten aan onze klanten levert). De wettelijke grondslag hiervoor is het gerechtvaardigd belang. Deze verwerking van persoonsgegevens door ons is noodzakelijk met het oog op de gerechtvaardigd belang dat wij hebben bij het verlenen van professionele diensten en van  onze klant bij het ontvangen van professionele diensten.

Het beheren en ontwikkelen van ons bedrijf en diensten
We kunnen persoonsgegevens verwerken voor onze bedrijfsvoering, waaronder:

• Het beheren van onze relatie met leveranciers;
• Ontwikkeling van onze bedrijven en diensten (zoals het identificeren van de behoeften van klanten en verbeteringen in de dienstverlening);
• Onderhouden en gebruiken van IT-systemen;
• Het hosten of faciliteren van evenementen; en
• Beheer van onze website en systemen en applicaties.

De wettelijke grondslag hiervoor is gerechtvaardigd belang. Deze verwerking is noodzakelijk met het oog op het gerechtvaardigd belang dat wij hebben bij het beheren en ontwikkelen van onze activiteiten en diensten.

Beveiliging, kwaliteit en risicobeheeractiviteiten
We hebben beveiligingsmaatregelen getroffen om de informatie van onze klanten (inclusief persoonlijke gegevens) te beschermen, waaronder het detecteren, onderzoeken en oplossen van beveiligingsrisico’s. Persoonlijke gegevens kunnen worden verwerkt als onderdeel van de beveiligingsmonitoring die we ondernemen; bijvoorbeeld geautomatiseerde scans om schadelijke e-mails te identificeren. We hebben beleid en procedures ingesteld om de kwaliteit van onze services te bewaken en risico’s te beheren met betrekking tot onze leveranciers. Wij verzamelen en bewaren persoonlijke gegevens als onderdeel van onze leverancierscontracten. We houden toezicht op de geleverde diensten voor kwaliteitsdoeleinden, waaronder het verwerken van persoonlijke gegevens.

De wettelijke grondslag hiervoor is gerechtvaardigd belang. Deze verwerking is noodzakelijk met het oog op de legitieme belangen die wij nastreven om netwerk- en informatiebeveiliging te waarborgen, risico’s voor onze onderneming te beheersen en de kwaliteit van de services te controleren.

Informatie verstrekken over ons en ons dienstenpakket
Tenzij ons wordt gevraagd dit niet te doen, gebruiken we zakelijke contactgegevens om informatie te verstrekken waarvan wij denken dat die van belang is voor ons en onze services. Bijvoorbeeld updates en inzichten in de branche, andere services die mogelijk relevant zijn en uitnodigen voor evenementen. De wettelijke grondslag hiervoor is ons legitieme belang. Deze verwerking is noodzakelijk met het oog op de legitieme belangen die wij nastreven om onze zaken en diensten te promoten.

Voldoen aan alle vereisten van wet- en regelgeving of een beroepsorganisatie waarvan wij lid zijn
Zoals bij elke aanbieder van professionele services, zijn we onderworpen aan wettelijke, regelgevende en professionele verplichtingen. We moeten bepaalde gegevens bijhouden om aan te tonen dat onze services worden geleverd in overeenstemming met die verplichtingen en die bestanden kunnen persoonlijke gegevens bevatten. Deze verwerking is noodzakelijk voor ons om te voldoen aan een wettelijke verplichting; Wanneer we bijvoorbeeld due diligence-onderzoeken van leveranciers uitvoeren en we geen wettelijke verplichting hebben, hebben we een rechtmatig belang bij het verwerken van persoonlijke gegevens die nodig zijn om aan onze wettelijke of professionele verplichtingen te voldoen.

Bewaren van persoonsgegevens

We bewaren de door ons verwerkte persoonsgegevens zolang als nodig wordt geacht voor het doel waarvoor deze is verzameld (inclusief zoals vereist door toepasselijke wet- of regelgeving). Persoonsgegevens over onze contacten bij leveranciers zullen worden bewaard zolang dit nodig is voor de hierboven uiteengezette doeleinden en vervolgens verwijderd in overeenstemming met ons verwijderings- en retentiebeleid.

Persoonsgegevens kunnen langer worden bewaard, waarbij langere bewaartermijnen zijn vereist door wet- of regelgeving en om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.