Verzamelen van persoonlijke gegevens

Ons beleid is om alleen die persoonsgegevens te verzamelen die nodig zijn voor de overeengekomen doeleinden en we vragen onze klanten om alleen persoonsgegevens te delen wanneer dat strikt noodzakelijk is voor die doeleinden.
Wanneer we persoonsgegevens moeten verwerken om onze diensten te leveren, vragen we onze klanten om de nodige informatie over die verwerking aan andere betrokkenen, zoals familieleden, te verstrekken.

Gezien de diversiteit van de diensten die we leveren aan particuliere klanten verwerken we vele categorieën persoonsgegevens, voor de diensten die we aanbieden:

• Contact details;
• Bedrijfsactiviteiten;
• Familie informatie;
• Inkomen, fiscale en andere financiële details; en
• Investeringen en andere financiële belangen.

Voor bepaalde diensten of activiteiten en wanneer dit wettelijk is toegestaan (bijvoorbeeld in het kader van een voorwaarde van openbaar belang) of met toestemming van een persoon, kunnen we ook bijzondere categorieën persoonsgegevens verzamelen. Voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn ras of etnische afkomst; politieke meningen; religieuze of filosofische overtuigingen; vakbondslidmaatschap; lichamelijke of geestelijke gezondheid; genetische gegevens; biometrische gegevens; seksueel leven of seksuele geaardheid; en, strafrechtelijke gegevens.

Over het algemeen verzamelen we alleen persoonsgegevens van onze klanten of van een derde partij op instructie van de betreffende klant.

Gebruik van persoonsgegevens

We gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Aanbieden professionele diensten
Wij bieden een breed scala aan professionele diensten. Sommige van onze services vereisen dat wij persoonsgegevens verwerken om advies en een andere dienst te bieden. We moeten bijvoorbeeld persoonsgegevens gebruiken om individueel belastingadvies of pensioenadvies te verstrekken. Hier hanteren we de wettelijke grondslag: uitvoering van een contract, gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting, openbaar belang of toestemming.
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de opdrachtbrief (contract) waarbij onze particuliere klant (de betrokkene) een partij is en, waar we persoonsgegevens verwerken van andere personen (zoals familieleden) om onze diensten te verlenen, deze verwerking is noodzakelijk met het oog op het gerechtvaardigd belang van ons bij het verlenen van professionele diensten en van onze cliënt bij het ontvangen van professionele diensten. In sommige gevallen hebben wij een wettelijke verplichting om onze diensten op een bepaalde manier te verrichten, als wij daarbij bijzondere persoonsgegevens verwerken doen wij dat op grond van ons gerechtvaardigd belang of toestemming.

Het beheren en ontwikkelen van onze bedrijven en diensten
We kunnen persoonsgegevens verwerken voor onze bedrijfsvoering waaronder:

• Het beheren van onze relatie met klanten en potentiële klanten;
• Ontwikkeling van ons bedrijf en diensten (zoals het identificeren van de behoeften van klanten en verbeteringen in de dienstverlening);
• Onderhouden en gebruiken van IT-systemen;
• Het hosten of faciliteren van evenementen; en
• Beheer van onze website en systemen en applicaties.

Hierbij passen wij de wettelijke grondslag gerechtvaardigd belang toe. Deze verwerking is noodzakelijk met het oog op het gerechtvaardigd belang van ons bij het beheren en ontwikkelen van onze activiteiten en diensten.

Beveiliging, kwaliteit en risicobeheeractiviteiten
We hebben beveiligingsmaatregelen getroffen om de informatie van onze klanten (inclusief persoonlijke gegevens) te beschermen, waaronder het detecteren, onderzoeken en oplossen van beveiligingsrisico’s. Persoonlijke gegevens kunnen worden verwerkt als onderdeel van de beveiligingsmonitoring die we ondernemen; bijvoorbeeld geautomatiseerde scans om schadelijke e-mails te identificeren. We houden toezicht op de services die aan klanten worden geleverd voor kwaliteitsdoeleinden, waaronder het verwerken van persoonlijke gegevens die zijn opgeslagen in het relevante cliëntbestand. We hebben beleid en procedures ingevoerd om de kwaliteit van onze services te bewaken en risico’s te beheren met betrekking tot klantbetrokkenheid. We verzamelen en bewaren persoonlijke gegevens als onderdeel van onze procedures voor klantbetrokkenheid en acceptatie. Als onderdeel van onze klant- en opdrachtacceptatie voeren we zoekopdrachten uit met openbaar beschikbare bronnen (zoals zoekopdrachten op het internet en sanctielijsten) om politiek prominente personen en personen en organisaties met verhoogd risico te identificeren en te controleren of er geen problemen zijn waardoor we niet kunnen werken met een bepaalde klant (zoals sancties, strafrechtelijke veroordelingen (ook met betrekking tot bedrijfsleiders), gedrag of andere reputatieschendingen).
Hierbij hebben wij een legitiem belang. Deze verwerking is noodzakelijk met het oog op de legitieme belangen die wij nastreven om de netwerk- en informatiebeveiliging te waarborgen, de risico’s voor ons bedrijf te beheersen en de kwaliteit van onze services te controleren.

Onze klanten en potentiële klanten informatie verstrekken over ons en ons dienstenpakket
Met toestemming of anderszins in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, gebruiken we klant- en potentiële klantcontactdetails om informatie te verstrekken waarvan wij denken dat die van belang is voor ons en onze services. Bijvoorbeeld updates en inzichten in de branche, andere services die mogelijk relevant zijn en uitnodigen voor evenementen.
Hierbij hebben wij een legitiem belang. Deze verwerking is noodzakelijk met het oog op de legitieme belangen die wij nastreven om onze zaken en diensten te promoten.

Voldoen aan alle vereisten van wet- en regelgeving of een beroepsorganisatie waarvan wij lid zijn
Zoals bij elke aanbieder van professionele services, zijn we onderworpen aan wettelijke, regelgevende en professionele verplichtingen. We moeten bepaalde gegevens bijhouden om aan te tonen dat onze services worden geleverd in overeenstemming met die verplichtingen en die records kunnen persoonlijke gegevens bevatten.
Hierbij hebben we een wettelijke verplichting of legitieme belangen. Deze verwerking is noodzakelijk voor ons om te voldoen aan een wettelijke verplichting; bijvoorbeeld, bij het uitvoeren van klantenonderzoeksvereisten om te voldoen aan anti-witwasregelingen en, waar we geen wettelijke verplichting hebben, hebben we een rechtmatig belang bij het verwerken van persoonlijke gegevens als nodig om aan onze wettelijke of professionele verplichtingen te voldoen.

We zijn voortdurend op zoek naar manieren om onze klanten te helpen en onze zakelijke activiteiten en diensten te verbeteren
Indien overeengekomen met onze klanten, kunnen we informatie gebruiken die we ontvangen tijdens het leveren van professionele diensten voor andere doeleinden, inclusief analyse om een bepaald probleem, bedrijfstak of sector beter te begrijpen, inzichten te geven aan onze klanten, om ons bedrijf, onze dienstverlening, en onze aanbiedingen te verbeteren en om nieuwe technologieën en aanbiedingen te ontwikkelen. Wanneer de informatie die we ontvangen tijdens het leveren van professionele diensten persoonsgegevens bevat, zullen we de persoonsgegevens verwijderen voordat de informatie voor deze doeleinden wordt gebruikt. We hebben een gerechtvaardigd belang bij het identificeren van gegevens om onze klanten te helpen, onze bedrijfsvoering, dienstverlening en aanbiedingen te verbeteren en nieuwe technologieën en aanbiedingen te ontwikkelen, onder meer door benchmarking en analyse uit te voeren.

Bewaren van persoonsgegevens

We bewaren de door ons verwerkte persoonsgegevens zo lang als nodig wordt geacht voor het doel waarvoor deze is verzameld (inclusief zoals vereist door toepasselijke wet- of regelgeving).

Persoonsgegevens kunnen echter voor langere periodes worden bewaard, waarbij langere bewaartermijnen zijn vereist door wet- of regelgeving en om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.