In dit deel van onze privacy statement wordt beschreven waarom en hoe we persoonsgegevens verzamelen en gebruiken in verband met onze wervingsactiviteiten.

Indien je wordt aangenomen voeren we Pre-Employment Screening controles (“PES controle”) uit in het kader van het aanname proces. Afhankelijk van de functie waarnaar je hebt gesolliciteerd, kunnen deze controles tevens een onderzoek naar een mogelijk strafrechtelijk verleden inhouden onder andere door middel van het vragen van een VOG (“Verklaring Omtrent Gedrag”).

Verzamelen van persoonsgegevens

We verzamelen persoonsgegevens in verband met onze wervingsactiviteiten zoals hieronder beschreven.

Het merendeel van de persoonsgegevens die we in het kader van ons wervingsproces verzamelen wordt door jou verstrekt:

• Contactgegevens (naam, e-mail, telefoonnummer);
• Interessegebieden;
• Gebruikersnaam en wachtwoord waarmee toegang kan worden verkregen tot het sollicitatiesysteem;
• CV, opleiding en werkervaring;
• Informatie uit sollicitatiegesprekken en beoordelingen.

We willen geen BSN ontvangen in het kader van onze wervingsactiviteiten.

We verzamelen persoonsgegevens in verband met onze wervingsactiviteiten zoals:

• Resultaten en feedback uit sollicitatiegesprekken; en
• Gegevens relevant voor het aanbod voor een baan.

We verkrijgen persoonsgegevens van externe bronnen zoals:

• Informatie van door jou genoemde referenties;
• Informatie van refererende persoon (wanneer van toepassing);
• Verificatie van informatie die tijdens het wervingsproces is verstrekt door contact op te nemen met relevante derden (bijvoorbeeld eerdere werkgevers, onderwijs- en kwalificatie-aanbieders) of met gebruikmaking van openbare bronnen (bijvoorbeeld ter verificatie van jouw ervaring, opleiding en kwalificaties); en
• Informatie uit de Pre-Employment Screening controle wanneer je wordt aangenomen; en
• Informatie van social-mediasites waarvan je lid bent over jouw betrokkenheid bij onze wervingscampagnes.

Gebruik van persoonsgegevens

We verwerken persoonsgegevens ten behoeve van ons gerechtvaardigd belang om het beste talent aan te trekken en binnen onze onderneming te houden, en wel als volgt:

• Om talent bij SMART Transactions aan te trekken door het organiseren en hosten van-, of deelnemen aan evenementen, marketing- en reclameactiviteiten en het inschakelen van recruiters om ons te helpen bij onze zoektocht naar talenten;
• Om talent te identificeren en te werven, onder andere door het doorzoeken van onze bestaande talentenpool en openbare bronnen (zoals social media en websites voor vacatures waarop je actief bent);
• Om sollicitaties naar functies bij SMART Transactions te verwerken en te beheren, door na te gaan welke vacatures in het gehele SMART Transactions netwerk passen bij jouw interesses en ervaring, om jouw kandidatenprofiel te beheren, je e-mailberichten en andere aankondigingen te kunnen sturen, aanvullende informatie op te vragen of anderszins contact met je op te nemen over je kandidatuur;
• Om talent te screenen en te selecteren door te onderzoeken of SMART Transactions een functie heeft die bij je past, onder andere door middel van gesprekken en beoordelingen en het uitvoeren van antecedentenonderzoeken;
• Om talent aan te trekken en binnen te halen door een aanbod te doen aan succesvolle sollicitanten en vervolgens PES- controles uit te voeren;
• Door statistische analyses uit te voeren en rapportages op te stellen, bijvoorbeeld met betrekking tot onze vacaturewebsites, een demografische analyse van kandidaten, rapportages over wervingsactiviteiten van SMART Transactions, en analyses van wervingskanalen;
• Door onze vacaturewebsites te administreren en te beheren en met je te communiceren over een loopbaan bij SMART Transactions;
• Andere doelen die worden vermeld wanneer u de informatie aan SMART Transactions verstrekt.

We voeren een antecedentenonderzoek uit voor de volgende doeleinden:

• Om te voldoen aan onze wettelijke verplichting en om ons ervan te vergewissen dat iemand in Nederland mag werken;
• Voor ons gerechtvaardigde belang of dat van een derde om PES- controle uit te voeren, waaronder een volledig antecedenten- en strafblad onderzoek (afhankelijk van de functie):
  • (i) om vast te stellen of een sollicitant een strafbaar feit heeft begaan of betrokken is geweest bij oneerlijke praktijken, malversaties of ander ernstig ongeoorloofd gedrag; of
  • (ii) om te voldoen aan goedkeuringsvereisten van de overheid en publieke sector.

Wanneer en hoe we persoonsgegevens delen, verwerkingslocaties

In aanvulling op de algemene informatie over wanneer en hoe we persoonsgegevens verwerken en de locatie van onze datacenters (die hier wordt verstrekt), kunnen door ons ook persoonsgegevens in verband met onze wervingsactiviteiten worden doorgestuurd naar:

Externe organisaties die applicaties/functionaliteit, gegevensverwerking of IT-diensten aan ons verstrekken
We gebruiken de producten en diensten van externe organisaties als onderdeel van de wervingsprocessen. De door ons gebruikte producten en diensten verschillen naargelang de functie waarnaar je solliciteert.

Uitzendbureaus of recruiters die namens jou optreden

Overheids- en regelgevende instanties zoals vereist door, en in overeenstemming met, toepasselijke wet- of regelgeving.
Wij zijn verplicht bescheiden van onze wervingsprocessen bij te houden wanneer we arbeidskrachten van buiten de EU aantrekken. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken is bevoegd inzage in deze persoonsgegevens te verzoeken om te controleren of we de toepasselijke wet- en regelgeving naleven. Wij zullen verzoeken om inzage in persoonsgegevens uitsluitend honoreren wanneer wij daartoe bevoegd zijn op grond van toepasselijke wet- of regelgeving.

Bewaren van gegevens

We bewaren persoonsgegevens in verband met onze wervingsactiviteiten als volgt:

• Indien je wordt aangenomen, bewaren wij de relevante persoonsgegevens als onderdeel van jouw personeelsdossier.
• Indien je niet wordt aangenomen, zullen wij de informatie die je in het kader van je sollicitatie aan SMART Transactions hebt verstrekt gedurende een redelijke termijn, doch maximaal 4 weken, bewaren en gebruiken, om zaken die verband houden met je sollicitatie af te handelen, of om bijvoorbeeld contact met je op te nemen inzake eventuele andere vacatures. Ook bewaren we na afloop van de sollicitatieprocedure persoonsgegevens in verband met ons gerechtvaardigde belang (bijvoorbeeld om ons ervan te vergewissen dat wij geen contact opnemen over een positie waar die persoon al eerder naar heeft gesolliciteerd) en we bewaren persoonsgegevens voor zo lang als je deel uitmaakt van onze talentenpool (indien je ervoor kiest opgenomen te worden in de talentpool dan bewaren wij jouw persoonsgegevens voor een periode van maximaal 1 jaar).